1. Organisatie
1.1 Wie
Het Kempens Symfonisch Orkest vzw (afgekort KSO) is gevestigd in de Statiestraat 13 te Nijlen.
1.2 Contactgegevens:
e-mail: info@kso-nijlen.be
website : http://www.kso-nijlen.be
1.3 Algemene objectieven
Het KSO bewaart de persoonsgegevens voor de realisatie van de doelstelling van de vereniging.
Het KSO verwerkt de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring voor het
- Verzenden van uitnodigingen voor onze concerten
- Contacteren van de betrokkene in het kader van organisatie en uitvoeren van de concerten en activiteiten
- Specifiek voor de orkestleden:
– Verzenden van mededelingen over de interne werking
– De muzikanten de mogelijkheid geven andere orkestleden te contacteren indien dit nodig is
– Verzekering tegen lichamelijke ongevallen
1.4 Verantwoordelijkheden Gegevensbescherming bij het KSO.
Het KSO kan de persoonsgegevens verwerken doordat de betrokkene deze gegevens zelf aan het KSO verstrekt heeft.
De secretaris van het KSO is verantwoordelijk voor de organisatie v/d gegevensbescherming bij de vereniging en de opvolging van melding van onregelmatigheden, vragen tot wijzigingen en verwijderingen.
2. Welke gegevens worden bijgehouden
2.1 Leden
Voor alle leden en helpende handen worden volgende gegevens bijgehouden:
- naam
- Voornaam
- Geboortedatum
- adres
- telefoon,gsm
- type lid, (S,W)
- bestuurslid
- emailadres
- lid sinds
- instrument
- mailing (Y,N)
Wijze van bewaring : ledenregister in de ledensectie van Google Drive
Periode: zolang de betrokkenen lid is van de vereniging – zie statuten
2.2 Bij gevraagde muzikanten
Voor alle bij gevraagde muzikanten worden volgende gegevens bewaard
- Voornaam en naam
- geboortedatum
- adres
- telefoon,gsm
- e-mailadres
- instrument
- mailing
- niet vergoed
- datum gevraagd
- datum toegezegd
- datum niet beschikbaar
- bedrag vergoeding
- rekeningnummer
- partituren verstuurd
- Opmerking
- gehand tekende overeenkomst in pdf en papier
Wijze van bewaring: overeenkomsten in de bestuur sectie van Google Drive
Periode: deze gegevens worden bijgehouden 1°) omdat zij ook in de toekomst zouden kunnen gecontacteerd worden en 2°) iovm de wetgeving mbt de vzw-boekhouding.
2.3 Adverteerders
Voor alle leden en helpende handen worden volgende gegevens bijgehouden:
- contactpersoon
- bedrag sponsering
- adres
- telefoon,gsm
- e-mailadres
- bedrag sponsoring
- formaat
- Firma gegevens
- Logo
Wijze van bewaring: lijst en logo in de bestuur sectie van Google Drive
Periode: per kalenderjaar en iovm de wetgeving mbt de vzw-boekhouding
2.4 Concertgangers
Voor alle leden en helpende handen worden volgende gegevens bijgehouden:
- Naam
- wijze betaling
- plaats nummer
Wijze van bewaring: voor elke concert in de bestuur sectie van Google Drive
Periode: per concert en iovm de wetgeving mbt de vzw-boekhouding
2.5 Contractuelen
Voor alle leden en helpende handen worden volgende gegevens bijgehouden:
- naam
- Voornaam
- geboortedatum
- adres
- telefoon,gsm
- e-mailadres
- mailing (Y,N)
- bedrag
Wijze van bewaring: voor elke concert in de bestuur sectie van Google Drive
Periode: tot einde van contractuele activiteit en iovm de wetgeving mbt de vzw-boekhouding
3. Werkwijze
3.1 Methode van bewaring
Al deze gegevens worden bewaard in een geautoriseerde omgeving – Google Drive. Hierin hebben alle bestuursleden toegang tot alle informatie. De leden enkel tot de ledensectie waarin ook het ledenregister wordt bewaard. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de autorisaties.
3.2 Delen van persoonsgegevens met derden
Het KSO deelt de persoonsgegevens niet met derden. Namen van de leden, bepaalde contractuelen en sponsors worden wel publiek gemaakt op concerten via het programmaboekje, affiches, website, repetitielijst, . . .
De persoonsgegevens van de orkestleden worden gedeeld met de verzekeringsmaatschappij ivm lichamelijke ongevallen.
3.3 Inzagerecht
Iedere betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft hij/zij het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken.
Indien de betrokken persoon niet meer bereikbaar is omwille van een niet meegedeelde wijziging van adres of e-mail, dan worden deze gegevens door de vereniging op non-actief gezet.
3.4 Verwijdering van gegevens en inzagerecht
Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van persoonsgegevens wordt ofwel schriftelijk gestuurd naar:
Kempens Symfonisch Orkest vzw
Statiestraat 13
2560 Nijlen.
ofwel via mail naar info@kso-nijlen.be
Eventuele klachten kunnen ingediend worden bij de Commissie Ter Bescherming van de Persoonlijk Levenssfeer, Drukpersstraat 35 te 100 Brussel (commission@privacycommission.be )
3.5 Beveiliging
Het KSO zal passende maatregelen nemen mbt misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenst delen met derden van deze persoonsgegevens. Bij aanwijzingen van slechte beveiliging of misbruik dan kan men dit melden via de bovenstaande contactgegevens.