Privacy Verklaring

1      Organisatie

1.1   Wie

Het Kempens Symfonisch Orkest vzw (afgekort KSO) is gevestigd in de Statiestraat 13 te Nijlen.

1.2    Contactgegevens:

Jan Heirman – Voorzitter

Nieuwbaan 65

2288 Bouwel

Tel.: 0475/959459

e-mail: info@kso-nijlen.be

website : http://www.kso-nijlen.be

1.3    Algemene objectieven

Het KSO bewaart de persoonsgegevens voor de realisatie van de doelstelling van de vereniging.

Het KSO verwerkt de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring voor het

  • Verzenden van uitnodigingen voor onze concerten
  • Contacteren van de betrokkene in het kader van organisatie en uitvoeren van de concerten en acitviteiten
  • Specifiek voor de orkestleden:
    • Verzenden van mededelingen over de interne werking
    • De muzikanten de mogelijkheid geven andere orkestleden te contacteren indien dit nodig is
    • Verzekering tegen lichamelijke ongevallen

1.4    Verantwoordelijkheden Gegevensbescherming bij het KSO.

Het KSO  kan de persoonsgegevens verwerken doordat de betrokkene deze gegevens zelf aan het KSO verstrekt heeft.

De secretaris van het KSO is verantwoordelijk voor de organisatie v/d gegevensbescherming bij de vereniging en de opvolging van melding van onregelmatigheden, vragen tot wijzigingen en verwijderingen.

2      Welke gegevens worden bijgehouden

2.1   Leden

Voor alle leden en helpende handen worden volgende gegevens bijgehouden:

1.     naam 2.     Voornaam 3.     Geboortedatum
4.     adres 5.     telefoon,gsm 6.     type lid, (S,W)
7.     bestuurslid 8.     emailadres 9.     lid sinds
10.  instrument 11.  mailing (Y,N)

Wijze van bewaring : ledenregister in de ledensectie van Google Drive

Periode:zolang de betrokkenen lid is van de vereniging – zie statuten

2.2   Bijgevraagde muzikanten

Voor alle bijgevraagde muziekanten worden volgende gegevens bewaard

1.     Voornaam en naam 2.     geboortedatum 3.     adres
4.     telefoon,gsm 5.    emailadress  6.   instrument
7.     mailing 8.   niet vergoed 9.   datum gevraagd
10. datum toegezegd 11. datum niet beschikbaar 12.  bedrag vergoeding
13. rekeningnr 14. partituren verstuurd 15.  Opmerking
16.   gehandtekende overeenkomst in pdf en papier

Wijze van bewaring: overeenkomsten in de bestuurssectie van Google Drive

Periode:deze gegevens worden bijgehouden 1°) omdat zij ook in de toekomst zouden kunnen gecontacteerd worden en 2°) iovm de wetgeving mbt de vzw-boekhouding.

2.3   adverteerders

Voor alle adverteerders worden volgende gegevens bijgehouden:

1.     contactpersoon 2.     bedrag sponsering
3.     adres 4.     telefoon,gsm
5.     emailadress 6.     bedrag sponsoring
7.     formaat 8.     Firma gegevens
9.     Logo

Wijze van bewaring: lijst en logo in de bestuurssectie van Google Drive

Periode: per kalenderjaar en in overeenstemming met de wetgeving mbt de vzw-boekhouding

2.4   concertgangers

Voor alle concertgangers worden volgende gegevens bijgehouden:

1.     Naam
2.     wijze betaling
3.     plaatsnummer

Wijze van bewaring: voor elke concert in de bestuurssectie van Google Drive

Periode: per kalenderjaar en in overeenstemming met de wetgeving mbt de vzw-boekhouding

2.5   Contractuelen

Voor alle contractuelen worden volgende gegevens bijgehouden:

1.     naam 2.     Voornaam
3.     geboortedatum 4.     adres
5.     telefoon,gsm 6.     emailadress
7.     mailing (Y,N) 8.     bedrag

Wijze van bewaring: voor elke concert in de bestuurssectie van Google Drive

Periode: tot einde van contractuele activiteit en in overeenstemming met de wetgeving mbt de vzw-boekhouding

3      Werkwijze

3.1    Methode van bewaring

Al deze gegevens worden bewaard in een geautoriseerde omgeving – Google Drive. Hierin hebben alle bestuursleden toegang tot alle informatie. De leden enkel tot de ledensectie waarin ook het ledenregister wordt bewaard. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de autorisaties.

3.2    Delen van persoonsgegevens met derden

Het KSO deelt de persoonsgegevens niet met derden. Namen van de leden, bepaalde contractuelen en sponsors worden wel publiek gemaakt op concerten via het programmaboekje, affiches, website, repetitielijst, . . .

De persoonsgegevens van de orkestleden worden gedeeld met de verzekeringsmaatschappij ivm lichamelijke ongevallen.

3.3    inzagerecht

Iedere betrokkene heeft het recht om zijn/haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft hij/zij het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken.

Indien de betrokken persoon niet meer bereikbaar is omwille van een niet meegedeelde wijziging van adres of e-mail, dan worden deze gegevens door de vereniging op non-actief gezet.

3.4    Verwijdering van gegevens en inzagerecht

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van persoonsgegevens wordt ofwel schriftelijk gestuurd naar

Kempens Symfonisch Orkest vzw

Statiestraat 13

2560 Nijlen.

ofwel via mail naar info@kso-nijlen.be

Eventuele klachten kunnen ingediend worden bij de Commissie Ter Bescherming van de Persoonlijk Levenssfeer, Drukpersstraat 35 te 100 Brussel (commission@privacycommission.be )

3.5    Beveiliging

Het KSO zal passende maatregelen nemen mbt misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenst delen met derden van deze persoonsgegevens. Bij aanwijzingen van slechte beveiliging of misbruik dan kan men dit melden via de bovenstaande contactgegevens.

3.6   Publicatie

De Privacyverklaring is ook te raadplegen op onze website : http://kso-nijlen.be/privacy-verklaring.html